Neuerungen durch die durch das Wachstumschancengesetz eingeführte E-Rechnung im B2B-Bereich beeinflussen auch die Nachweisführung bei Bewirtungsaufwendungen.

Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG können 70 % der Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Erforderlich hierfür ist ein schriftlicher Nachweis vom Steuerpflichtigen über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Das aktuelle BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ergänzt die bisherigen Regelungen des BMF-Schreibens vom 30.06.2021 zur Nachweisführung beim Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen um Regelungen aufgrund der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ab dem 01.01.2025 durch das Wachstumschancengesetz. Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 wird durch das neue Schreiben ersetzt; für die zuvor geltende Rechtslage gilt bis 31.12.2024 Weiteranwendung.

Für die Erstellung der Bewirtungsrechnung gilt:

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden.

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 250 Euro müssen für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen die zusätzlichen Angaben enthalten:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Rechnungsnummer
• Name des Bewirtenden

Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann in digitaler Form übermittelt werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann im Nachhinein vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden.

Sofern notwendig kann ein  Eigenbeleg vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert werden. Dabei muss ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden.

Außerdem sei zu erwähnen, dass diese Anforderungen grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen sind.

Ausnahme: es kann glaubhaft gemacht werden, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, wird in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung akzeptiert. Das gilt auch dann, wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Bei einer handschriftlich erstellte ausländische Rechnung hat der Steuerpflichtige nachzuweisen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.