Zum 01.01.27 tritt für Arbeitgeber eine wichtige Änderung im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kraft: Die bislang bestehende Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen, läuft zum 31.12.26 aus. Künftig müssen die in § 8 BVV genannten Unterlagen grundsätzlich in elektronischer Form vorgehalten werden.

Die Neuregelung ist Teil der fortschreitenden Digitalisierung der Sozialversicherungsprüfung und betrifft grundsätzlich sämtliche Arbeitgeber, die sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigen.

Was bedeutet das in der Praxis?

Viele Unternehmen führen bereits heute einen Großteil ihrer Personal- und Entgeltunterlagen digital. Dennoch gibt es in zahlreichen Betrieben noch papiergebundene Prozesse, insbesondere bei Nachweisen, Erklärungen von Beschäftigten oder sozialversicherungsrechtlichen Bescheinigungen. Spätestens ab 2027 müssen nun die für die Sozialversicherung relevanten Unterlagen elektronisch verfügbar und prüffähig sein. Dies soll den Datenaustausch mit den Prüfdiensten der Deutschen Rentenversicherung erleichtern und die Durchführung von Betriebsprüfungen vereinfachen.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Der gesetzliche Katalog ist umfangreich. Erfasst werden insbesondere Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses von Bedeutung sind. Hierzu zählen beispielsweise

• Nachweise über Versicherungsfreiheit oder Befreiungen von der Versicherungspflicht,
• Erklärungen von Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten,
• Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigungen ausländischer Arbeitnehmer,
• Unterlagen zu Statusfeststellungsverfahren,
• Meldungen an Sozialversicherungsträger und entsprechende Rückmeldungen,
• Nachweise zur Pflegeversicherung,
• Dokumentationen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz sowie
• weitere Unterlagen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegen sind.

Für diese Dokumente genügt künftig eine ausschließliche Papierablage grundsätzlich nicht mehr.

Keine Pflicht zur vollständigen Digitalisierung der Personalakte

Wichtig ist jedoch die richtige Abgrenzung: Die Neuregelung begründet keine allgemeine Verpflichtung, sämtliche Personalakten vollständig elektronisch zu führen. Die gesetzliche Vorgabe bezieht sich auf die in § 8 BVV ausdrücklich genannten Entgeltunterlagen und Nachweise.

Gleichwohl dürfte die Trennung zwischen digital und papiergebunden in der Praxis häufig wenig effizient sein. Viele Unternehmen werden die gesetzliche Änderung daher zum Anlass nehmen, ihre Personalakten insgesamt stärker zu digitalisieren.

Wo besteht Handlungsbedarf?

Unternehmen sollten rechtzeitig prüfen,

• welche entgeltrelevanten Unterlagen derzeit noch ausschließlich in Papierform vorliegen,
• ob Beschäftigte Nachweise bereits elektronisch einreichen können,
• ob die eingesetzten Personal- und Archivierungssysteme den Anforderungen einer digitalen Aufbewahrung genügen,
• wie Dokumente revisionssicher archiviert werden und
• ob bei einer ausgelagerten Lohnabrechnung die Verantwortlichkeiten zwischen Unternehmen und Dienstleister eindeutig geregelt sind.

Insbesondere bei Unternehmen mit vielen Minijobbern, Werkstudenten, befristet Beschäftigten oder internationalen Mitarbeitern empfiehlt sich ein frühzeitiger Überprüfungsprozess.

Fazit

Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen wird ab dem 01.01.27 für alle Arbeitgeber verbindlich. Auch wenn viele Unternehmen bereits weitgehend digital arbeiten, sollten bestehende Prozesse kritisch überprüft werden. Wer die verbleibende Übergangszeit nutzt, kann organisatorischen Anpassungsbedarf frühzeitig erkennen und spätere Beanstandungen im Rahmen von Betriebsprüfungen vermeiden.

Prüfen Sie daher bereits jetzt gemeinsam mit Ihrer Personalabteilung, dem Lohnbüro und gegebenenfalls externen Beratern, ob sämtliche künftig relevanten Entgeltunterlagen elektronisch erfasst und jederzeit prüfbar bereitgestellt werden können. Dadurch schaffen Sie Rechtssicherheit und vermeiden unnötigen Umstellungsdruck zum Jahreswechsel 2026/27.