Zum 01.01.2025 ist das vierte Bürokratieentlastungsgesetz („BEG IV“) in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist es, überflüssige Bürokratie in der Wirtschaft abzubauen und die Digitalisierung voranzutreiben, was insbesondere für Arbeitgeber relevant ist. Im Folgenden soll auf die wichtigsten Änderungen im Arbeitsrecht eingegangen werden.

Um die Beschäftigungsbedingungen von Arbeitnehmern transparenter zu gestalten, sieht § 2 des NachwG einen umfangreichen Katalog von Arbeitsbedingungen vor, die dem Arbeitnehmer vor der Arbeitsaufnahme auszuhändigen sind. Dies war bisher nur unter Wahrung der Schriftform möglich. Die wesentlichen Vertragsbedingungen waren demnach schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer persönlich auszuhändigen. Mit dem BEG IV sieht das NachwG nunmehr die Möglichkeit vor, die Nachweispflichten teilweise auch in Textform abzufassen und elektronisch an den Arbeitnehmer zu übermitteln. Dies ist allerdings nur unter folgenden strengen Voraussetzungen möglich:

1. Abgabe einer lesbaren Erklärung (Dokument) auf einem dauerhaften Datenträger unter Nennung des Erklärenden,
2. das individuell an den Arbeitnehmer übermittelte Dokument muss diesem zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können und
3. der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer auffordern, einen auf die Niederschrift gerichteten Empfangsnachweis abzugeben.

Sind alle wesentlichen Vertragsbedingungen unter Wahrung der obigen Voraussetzungen übermittelt worden, bedarf es keines weiteren schriftlichen Nachweises der Vertragsbedingungen. Dies kann insbesondere Einstellungsprozesse beschleunigen und erleichtern.

Entsprechend den vorigen Ausführungen ist nunmehr zudem eine Nachweiserteilung von geänderten Arbeitsbedingungen in Textform möglich.

Zu beachten ist allerdings, dass die Arbeitnehmer ein Nachweiserteilung vom Arbeitgeber nach wie vor in Schriftform verlangen können. Kommen Arbeitgeber diesem Verlangen nicht nach, handelt es sich dabei um eine Ordnungswidrigkeit.

Auch weiterhin von der Textform ausgeschlossen bleibt die Nachweiserteilung für Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitergesetz aufgeführten Branchen. Gleiches gilt für Verträge mit Praktikanten. Insoweit besteht ebenfalls ein zwingendes Schriftformerfordernis.

Unternehmen sollten in diesem Zusammenhang zudem unbedingt beachten, dass die vorstehenden Erleichterungen nichts daran ändern, dass die Befristung von Arbeitsverhältnissen – abgesehen von derjenigen wegen der Erreichung des Renteneintrittsalters – zur Wirksamkeit auch weiterhin der Schriftform bedarf.

Beschäftigung von Altersrentnern – Änderung des Sechsten Sozialgesetzbuches (SGB VI)

Regelungen, die die automatische Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze vorsehen (Altersbefristung), bedurften bislang ebenso wie sonstige Befristungen der Schriftform. Dieses Erfordernis wurde nunmehr gelockert. Gemäß dem neu eingeführten § 41 Abs. 2 SGB IV haben derartige Vereinbarungen zu ihrer Wirksamkeit künftig ebenfalls lediglich der Textform zu genügen.

Änderungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetztes (AÜG)

Auch hat der Gesetzgeber mit den BEG IV das bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen zwischen Ver- und Entleiher bestehende Schriftformerfordernis auf die Textform herabgestuft. Hiermit geht eine nicht unwesentliche Erleichterung in der Praxis einher. Mit dieser Änderung können Überlassungsverträge künftig z.B. auch per E-Mail abgeschlossen werden.

Ankündigung von Elternzeit, Pflegezeit bzw. Familienpflegezeit in Textform

Hat ein Arbeitnehmer bislang Elternzeit (§ 16 Abs. 1 BEEG), Pflegezeit (§ 3 Abs. 3 PflegeZG) oder Familienpflegezeit (§ 2a Abs. 1 FPfZG) beantragt, musste dieser Antrag schriftlich erfolgen. Gleiches galt für den Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit. Die Ablehnung des entsprechenden Teilzeit-Antrages musste ebenfalls unter Wahrung der Schriftform erfolgen.

Mit dem BEG IV wird nunmehr die Möglichkeit der Arbeitnehmer, ihre Rechte geltend zu machen wesentlich erleichtert. Die Anträge können jetzt ebenfalls in Textform gestellt werden. Der Arbeitgeber kann zudem die Ablehnung eines Teilzeitantrages während der Elternzeit künftig in Textform erklären. Im Pflege- und Familienpflegezeitgesetz gelten die Änderungen bereits seit dem 01.01.2025. Die Änderungen im Elternzeitgesetz treten ab dem 01.05.2025 ein.

Arbeitszeugnis in elektronischer Form

Eine weitere Änderung sieht das BEG IV im Zuge der Erteilung von Arbeitszeugnissen vor, deren elektronische Form bislang ausgeschlossen war. Künftig kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden. Voraussetzung dafür ist jedoch insbesondere, dass das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Unterzeichnenden versehen wird.

Erfüllung der Aushangpflicht durch Veröffentlichung im Intranet

Bisher waren Arbeitgeber verpflichtet, einen Abdruck des ArbZG, der für den Betrieb geltenden, Rechtsordnungen, Tarifverträge oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen an geeigneter Stelle im Betrieb auszulegen oder auszuhändigen. Seit dem 01.01.2025 können Arbeitgeber die aushangpflichtigen Vorschriften den Arbeitnehmern auch über die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung stellen. Eine digitale Bekanntmachung im Intranet ist damit nunmehr ausdrücklich möglich, wenn sie dauerhaft zugänglich und abrufbar ist.  

Fazit: Ein Schritt in die richtige Richtung

Das BEG IV bringt einige Erleichterungen für Arbeitgeber und versucht der fortschreitenden Digitalisierung besser gerecht zu werden. Es bleibt allerdings abzuwarten, wie sich diese Änderungen langfristig auf den Aufwand in Personalabteilungen tatsächlich auswirken werden. Auch wenn es für einen spürbarer Bürokratieabbau weiterer Maßnahmen bedarf, so stellt das neue BEG IV in arbeitsrechtlicher Hinsicht einen ersten Schritt in die richtige Richtung dar. Für Fragen rund um die richtige Umsetzung der Gesetzesänderungen in der Praxis stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.