Neues BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen vom 30.06.2021

Nach nunmehr fast 27 Jahren hat das Bundesministerium der Finanzen ein neues BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben vom 30.06.2021 am 01.07.2021 veröffentlicht. Das neue Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 21. November 1994 (BStBl 1994 I S. 855) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichtV geforderten Angaben zulässig. Führen die Regelungen in diesem Schreiben über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21. November 1994 zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen vorauszusetzen, die nach dem 01.07.2021 anfallen.

Im neuen BMF-Schreiben wurden die Grundsätze zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen überarbeitet. Für die Anerkennung als Betriebsausgaben gemäß § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG ist insbesondere ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen erforderlich, deren schriftliche Angaben zeitnah erfolgen müssen (vgl. BFH vom 25.03.1988, BStBl II S. 655). Dieses formlose Dokument (Eigenbeleg) ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Die Rechnung muss umsatzsteuerlich die nach § 14 UStG erforderlichen Anforderungen an eine Rechnung gemäß R 4.10 Absatz 8 Satz 8 EStR enthalten und maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Besonders in Absatz 4 des § 14 UStG ist ein Katalog der notwendigen Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zu finden. Eine Ausnahme von dem Katalog des § 14 Absatz 4 UStG bilden sogenannte Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV, deren Gesamtbetrag EUR 250,00 nicht übersteigt.

Neben dem Hinweis auf § 14 UStG wird im neuen BMF-Schreiben der Inhalt der Bewirtungsrechnungen zur ertragsteuerlichen Anerkennung konkretisiert. Folgende Angaben sind in der Bewirtungsrechnung aufzunehmen:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers bzw. Bewirtungsbetriebs (gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV)
• Aufstellungsdatum (gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV)
• Rechnungsnummer als fortlaufende, einmalig vergebene Nummer zur Identifizierung der Rechnung (gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV)
• Leistungsbeschreibung durch Angabe der Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV). Buchstaben, Zahlen oder Symbole (§ 31 Abs. 3 UStDV) oder allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ und die Gesamtsumme reichen für den Betriebsausgabenabzug nicht aus.
• Leistungszeitpunkt als Tag der Bewirtung (gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV). Ein Verweis auf das Aufstellungsdatum, z.B. in Form von „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend, jedoch keine handschriftlichen Ergänzungen.
• Rechnungsbetrag durch Angabe des Preises für die Bewirtungsleistungen (gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV)
• Name des Bewirtenden (gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV)

Ferner ist zu beachten, dass bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssytems mit Kassenfunktion im Sinne des § 146a Abs. 1 AO im Bewirtungsbetrieb für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherten Rechnung anerkannt werden. Der Bewirtungsbetrieb ist dann gemäß § 146a Absatz 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Auszeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Rechnungen in anderer Form, z.B. handschriftlich oder nur maschinell erstellt, reichen nicht aus. Ausnahmefälle sind im BMF-Schreiben geregelt.

Des Weiteren hat der Steuerpflichtigen für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweise Voraussetzungen zu erfüllen. Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen zeitnah digital erstellt oder digitalisiert und durch eine elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung ergänzt. Dieser Eigenbelege muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis bzw. Verweis mit der Rechnung verbunden werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werde. Detailliertere Voraussetzungen sind dem BMF-Schreiben zu entnehmen.

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