Am Thema E-Rechnung kommt inzwischen kein Unternehmen mehr vorbei. Bereits seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen zu können. Hierfür ist grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichend. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatzhöhe des Unternehmens.
Was genau kennzeichnet die E-Rechnung?
Als E-Rechnung gilt eine Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, so dass sie vollständig maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Eine reine pdf-Datei erfüllt diese Kriterien nicht.
Für die elektronische Verarbeitung müssen sämtliche umsatzsteuerliche Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein bloßer Verweis im XML-Datensatz auf eine unstrukturierte Anlage, in der die Pflichtangaben stehen, ist nicht ausreichend. Ergänzende Unterlagen, zum Beispiel Stundennachweise oder detaillierte Leistungsbeschreibungen, dürfen aber als Anlage beigefügt werden.
Änderungen ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 wird es nun sukzessive für Unternehmen verpflichtend, E-Rechnungen zu versenden. Hier gelten allerdings größenabhängige Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000,00 Euro sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen. Unternehmen, deren Vorjahresumsatz diese Grenze nicht übersteigt, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Ausgangsrechnungen als sonstige Rechnungen in anderen Formatenerstellen und versenden; bei elektronisch übermittelten pdf-Rechnungen ist in der Übergangsphase die Zustimmung des Empfängers erforderlich. In Fällen der umsatzsteuerrechtlichen Organschaft ist der Umsatz des gesamten Organkreises maßgeblich.
Spätestens ab 2028 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Diese Regelung gilt allerdings nicht für die Rechnungstellung an private Kunden (B2C), sondern betrifft ausschließlich den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Während im B2C-Bereich bei Erteilung einer elektronischen Rechnung die Zustimmung des privaten Empfängers eingeholt werden muss, ist im B2B-Bereich die Zustimmung des Empfängers ab Einführung der E-Rechnungspflicht nicht mehr erforderlich.
Im Gegensatz zur Empfangspflicht für E-Rechnungen, die für alle Unternehmer gilt, sind umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG) nicht zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Ausnahmen
Insbesondere in folgenden Ausnahmefällen ist zudem eine E-Rechnung nicht verpflichtend:
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto)
- Fahrausweisen
- vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG4.
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind5. bestimmten
- Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück
Hier kann weiterhin eine sonstige Rechnung ausgestellt werden, etwa eine Papierrechnung oder eine pdf-Datei, sofern der Empfänger zustimmt.
Übermittlung
Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Übermittlungsweg. E-Rechnungen können z.B. auf folgenden Wegen an die Kunden übermittelt werden:
- per E-Mail
- Bereitstellung über ein Portal
- Übermittlung über eine elektronische Schnittstelle
Aufbewahrung
Unternehmen müssen Ein- und Ausgangsrechnungen grundsätzlich acht Jahre lang im gleichen Format aufbewahren und archivieren, in dem sie übermittelt wurden. Dabei ist sicherzustellen, dass keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil der Rechnung so zu speichern, dass er unverändert im ursprünglichen Format vorliegt.Eine reine pdf-Ansicht, ein Ausdruck oder ein Screenshot genügt für die Aufbewahrung der E-Rechnung nicht.
Die Acht-Jahres-Frist kann sich verlängern, wenn die Unterlagen für steuerliche Zwecke auch darüber hinaus relevant sind, etwa bei laufenden Betriebsprüfungen.
Vorsteuerabzug
Sobald eine E-Rechnungspflicht besteht, berechtigt nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung zum Vorsteuerabzug. Wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich; in diesen Fällen ist eine Berichtigung durch Ausstellung einer E-Rechnung erforderlich. Während der Übergangsphase wird der Vorsteuerabzug bei offensichtlich gutgläubiger Annahme allerdings nicht beanstandet.
Dauerrechnungen
Verträge können unter bestimmten Voraussetzungen als (Dauer-)Rechnung gelten. Bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Mietverträgen), für die bis zum 31. Dezember 2026Dauerrechnungen als sonstige Rechnungen erteilt werden, ist ab dem 1. Januar 2027 keine zusätzliche E-Rechnung notwendig, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Bei Änderungen (z. B. bei einer Mieterhöhung) ist die Ausstellung einer (neuen) E-Rechnung erforderlich. Bei Dauerschuldverhältnissen, die ab dem 1. Januar 2027 beginnen, genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Zeitraum, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern; bei Änderungen ist auch hier die Ausstellung einer neuen E-Rechnung erforderlich.
Chancen nutzen
Die Einführung der E-Rechnung birgt nicht nur Umstellungsaufwand – Unternehmen können in vielerlei Hinsicht ihre Prozesse effizienter gestalten. So wird etwa der manuelle Verbuchungsaufwand ebenso sinken wie die damit verbundene Fehleranfälligkeit.
Auch kleinere Unternehmen sollten jetzt schon ihre Prozesse auf die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen prüfen, etwa in Hinblick auf die E-Rechnungsfähigkeit der Rechnungssoftware, die ordnungsgemäße Aufbewahrung strukturierter Datensätze und die Schulung der Mitarbeitenden.
